Software para academias

Software para academias y escuelas donde el grupo, no el alumno, es la unidad real.

Una academia no es un CRM con clientes. Son grupos, profesores, horarios, asistencias y cuotas mensuales, y así es como plantearíamos su software.

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El problema

Lo que un software genérico no entiende

01
Grupos y horarios
Un grupo de A2 los martes y jueves a las 18:30 con la misma profesora tiene identidad propia. Si el sistema solo tiene «clientes» y «citas», cada cambio de horario obliga a tocar las fichas una a una.
02
Asistencias
Pasar lista en papel y luego pasarlo a limpio quita tiempo cada día y deja errores. Con un panel del profesor en la tablet, se pasa lista en clase y ya está.
03
Cuotas mensuales
Cuotas, descuentos por hermanos, becas y recibos devueltos por el banco. Sin un buen sistema de cobros, acabas persiguiendo a los que deben por WhatsApp.
04
Matrícula
Cada septiembre se rehace todo. Sin una matrícula online con documentos y firma, se van dos semanas a tope sin poder atender lo demás.

Lo que incluiría

Lo que tiene que resolver el sistema

El grupo como base

Cada grupo tiene horario, aula, profesor, alumnos y nivel. Cambias el horario una vez y se actualizan las asistencias, el calendario y los avisos.

Panel del profesor

El profesor entra desde el móvil o la tablet, ve sus grupos del día, pasa lista, deja una nota de la clase y sube deberes.

Asistencias y faltas

Se pasa lista en un momento. Faltas justificadas o no, aviso a las familias a partir de cierto número de faltas e informes de asistencia por grupo o por alumno.

Matrícula online

El alumno o su familia elige nivel y horario, sube los documentos, firma el contrato y paga la matrícula sin pasar por secretaría.

Cuotas con Stripe

Cuotas mensuales cobradas con Stripe y con reglas: descuento por hermano, beca parcial o mes congelado por enfermedad.

Comunicación con las familias

Mensajes, avisos, boletines de evaluación y eventos del calendario, en una web para las familias y sin grupos de WhatsApp paralelos.

Varios centros

Si la academia tiene varios centros, cada uno con su dirección, los alumnos pueden pasar de uno a otro sin perder su historial.

Cómo lo plantearíamos

Primero escuchamos y te damos un presupuesto cerrado y gratis. La primera versión funciona en unas 3–6 semanas.

01
Entender el curso
Una o dos conversaciones para entender cómo se organiza el curso, qué se cobra, cómo se evalúa y dónde se pierde tiempo. De ahí sale un presupuesto cerrado y gratis.
02
Primera versión antes de septiembre
En unas 3–6 semanas: grupos, alumnos, asistencias, matrícula y cobros, para empezar el curso sin papel. La implantación se paga por hitos.
03
Migración
Importaríamos alumnos, contratos en vigor y cuotas pendientes, y lo comprobaríamos antes de cambiar de sistema.
04
Lo que venga después
Acceso para las familias, evaluaciones y becas. Las integraciones (pasarela de pago, avisos, contabilidad…) se valoran en cada proyecto.
05
Soporte y mejoras
El primer año de soporte y mejoras va incluido y, desde el segundo, una cuota mensual. Lo que sea nuevo de verdad se presupuesta aparte, siempre antes de hacerlo.

Dudas

Preguntas frecuentes

¿Serviría para una academia de idiomas?

Sí, se plantearía con niveles MCER (A1, A2, B1…), grupos por nivel, evaluación por destrezas y certificados. Lo mismo vale para academias de oposiciones, refuerzo escolar o escuelas deportivas.

¿Y para una escuela deportiva?

Sí. La base pasa a ser la categoría, los profesores son entrenadores y la asistencia se pasa por entrenamiento. El mismo modelo con otro vocabulario.

¿Cómo se llevarían las cuotas mensuales?

Las cuotas se cobrarían con Stripe. Los recibos devueltos quedan en la ficha del alumno y se le avisa con un plazo para ponerse al día.

¿Aguanta septiembre, con todas las matrículas a la vez?

Se plantearía para eso: muchas familias rellenando la matrícula a la vez, las plazas libres de cada grupo a la vista y el contrato firmado sin pasar por secretaría.

¿Cómo se calcula el presupuesto?

Presupuesto cerrado y gratis antes de empezar. La implantación se paga por hitos, el primer año de soporte y mejoras va incluido y, desde el segundo, una cuota mensual. No cobramos por alumno ni por usuario.

¿Lo montamos para tu negocio?

Presupuesto cerrado y gratis antes de empezar. La primera versión, funcionando en unas 3–6 semanas, y el primer año de soporte y mejoras incluido.

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