Software para academias

Software para academias y escuelas donde el grupo, no el alumno, es la unidad real.

Una academia no es un CRM con clientes; es grupos, profesores, horarios, asistencias y cobros recurrentes. Construimos el sistema operativo que sí lo modela así.

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El problema

Lo que un software genérico no entiende

01
Grupos y horarios
Un grupo de A2 los martes y jueves a las 18:30 con la profesora X tiene una identidad propia. Si el sistema solo tiene 'clientes' y 'citas', cada cambio de horario obliga a tocar 15 fichas a mano.
02
Asistencias
Pasar lista en papel y luego transcribirlo es media hora al día y un montón de errores. Con un panel del profesor en su tablet, se hace en 30 segundos por clase.
03
Cobros recurrentes
Cuotas mensuales, descuentos por hermano, becas, devoluciones de bancos. Sin un sistema de cobros serio, persigues a los morosos por WhatsApp.
04
Matriculación
Cada septiembre se rehace todo. Si no tienes un proceso de matrícula online con docs y firma, gastas dos semanas a tope sin atender el resto.

Lo que incluye

El sistema completo de tu operación

Grupos como entidad

Cada grupo tiene horario, aula, profesor, alumnos y nivel. Cambias el horario una vez y se actualizan asistencias, calendario y avisos.

Panel del profesor

El profesor entra desde su móvil o tablet, ve sus grupos del día, pasa lista, deja una nota de la clase y carga deberes.

Asistencias y faltas

Se pasa lista en 30 segundos. Faltas justificadas o no, aviso a tutores tras X faltas y reportes para subvenciones.

Matrícula online

El alumno (o tutor) entra, elige nivel, horario, sube documentos, firma el contrato y paga la matrícula. Sin pasar por secretaría.

Cobros recurrentes

Pasarela de pagos integrada. Cuotas mensuales con reglas (descuento por hermano, beca parcial, mes congelado por enfermedad).

Comunicación con tutores

Mensajería, avisos, boletines de evaluación, eventos del calendario. Todo en una app o web del tutor; sin grupos de WhatsApp paralelos.

Multi-centro

Si la academia tiene varios centros, cada uno con su director, pero alumnos que pueden moverse entre centros sin perder histórico.

Cómo lo construimos

De la auditoría a la operación completa. Tú usas el sistema desde el día uno.

01
Mapa del curso
Una semana entendiendo cómo se organiza el curso, qué se cobra, cómo se evalúa y dónde duele. Salimos con MVP cerrado.
02
MVP antes de septiembre
4–6 semanas. Grupos, alumnos, asistencias, matrícula y cobros. Listo para arrancar curso sin papel.
03
Migración
Importamos alumnos, contratos vivos y deudas. Cero pérdida de datos al cambiar de sistema.
04
Operación completa
App del tutor, evaluaciones, becas, integración contable, IA para resúmenes de evolución del alumno.
05
Mantenimiento de curso
Cuota plana. Las novedades (subvención nueva, normativa de la Consejería) entran sin recotizar.

Dudas

Preguntas frecuentes

¿Funciona para una academia de idiomas?

Sí. Niveles MCER (A1, A2, B1…), grupos por nivel, evaluaciones por destrezas y certificados. Lo mismo aplica a academias de oposiciones, refuerzo escolar o escuelas deportivas con grupos por categoría.

¿Y para una escuela deportiva?

Sí. La unidad es el equipo o categoría, los profesores son entrenadores y la asistencia es por entrenamiento. Mismo modelo, vocabulario distinto.

¿Cómo gestiona los cobros recurrentes?

Las cuotas mensuales se gestionan con la pasarela de pago integrada. Las devoluciones se registran en la ficha del alumno y se le avisa con un plazo para regularizar.

¿Funciona en septiembre con todas las matrículas a la vez?

Sí. Está pensado para soportar el pico de matriculación: alumnos rellenando online a la vez, hueco visible en cada grupo y firma de contrato sin pasar por secretaría.

¿Cómo se calcula el presupuesto?

Inversión cerrada al inicio para construir el MVP, después una cuota mensual plana de mantenimiento. Sin precio por alumno; pagas una vez por construir el software y luego por mantenerlo vivo. Te pasamos presupuesto cerrado antes de empezar.

¿Lo montamos para tu negocio?

MVP en producción en 3–6 semanas. Presupuesto cerrado antes de empezar. El código y los datos, tuyos.

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